Doel
Met deze handleiding kan een automatisch antwoord (Out of Office) worden ingesteld voor een gedeelde mailbox.
Wanneer gebruik je deze handleiding?
Gebruik deze procedure wanneer:
- Een afdeling tijdelijk niet bereikbaar is.
- Een medewerker afwezig is en berichten namens een gedeelde mailbox moeten worden beantwoord.
- Een gedeelde mailbox tijdelijk niet wordt beheerd.
- Er een vakantie- of sluitingsmelding moet worden ingesteld.
Benodigdheden
- Toegang tot Exchange Admin Center.
- De naam van de gedeelde mailbox.
- De gewenste periode van het automatische antwoord.
- De tekst die door de medewerker of afdeling is aangeleverd.
Werkwijze
1. Open de gedeelde mailbox
- Open het Exchange Admin Center.
- Ga naar Recipients.
- Kies Mailboxes.
- Zoek de gedeelde mailbox waarvoor het automatische antwoord ingesteld moet worden.
- Open de mailbox.
2. Open de automatische antwoorden
- Ga naar het tabblad Others.
- Klik bij Automatic replies op Manage automatic replies.
3. Stel het automatische antwoord in
- Schakel automatische antwoorden in.
- Geef de startdatum en einddatum op.
- Vul het gewenste bericht in.
- Controleer de instellingen.
- Klik op Save.
Controle
Controleer na het opslaan:
- Of de juiste periode is ingesteld.
- Of de tekst correct is overgenomen.
- Of automatische antwoorden zijn ingeschakeld.
Automatisch antwoord verwijderen of wijzigen
- Open de gedeelde mailbox.
- Ga naar Others.
- Kies Manage automatic replies.
- Pas de tekst of periode aan, of schakel de automatische antwoorden uit.
- Klik op Save.
Let op
- Gebruik altijd een door de afdeling of medewerker goedgekeurde tekst.
- Controleer of de einddatum correct is ingevoerd zodat het automatische antwoord niet onnodig actief blijft.
- Bij langdurige afwezigheid kan het verstandig zijn om in het bericht een alternatief contactpunt te vermelden.