Doel

Met deze handleiding kan een medewerker toegang krijgen tot een bestaande gedeelde mailbox.


Benodigdheden

  • Administratorrechten in Exchange Admin Center.
  • Naam van de medewerker die toegevoegd moet worden.
  • Naam van de gedeelde mailbox.


Werkwijze

1. Open Exchange Admin Center

  1. Ga naar het Exchange Admin Center.
  2. Meld aan met een administratoraccount.
  3. Open Recipients → Mailboxes.
  4. Zoek de gedeelde mailbox waaraan de medewerker toegevoegd moet worden.


2. Open de instellingen van de mailbox

  1. Open de gedeelde mailbox.
  2. Ga naar het tabblad Delegation.

3. Voeg de medewerker toe aan Read and Manage

  1. Zoek het onderdeel Read and Manage (Full Access).
  2. Kies Add members.
  3. Voeg de medewerker toe.
  4. Sla de wijziging op.


Deze machtiging is nodig zodat de medewerker de inhoud van de mailbox kan openen en beheren.


4. Voeg de medewerker toe aan Send on Behalf

  1. Zoek het onderdeel Send on Behalf.
  2. Kies Add members.
  3. Voeg dezelfde medewerker toe.
  4. Sla de wijziging op.


Met deze machtiging kan de medewerker e-mails verzenden namens de gedeelde mailbox.


5. Controleer de instelling Send As

  1. Bekijk welke medewerkers momenteel staan vermeld bij Send As.
  2. Controleer of de andere gebruikers van deze mailbox deze machtiging hebben.
  3. Indien de bestaande gebruikers ook onder Send As staan, voeg de nieuwe medewerker hier eveneens toe.
  4. Indien de bestaande gebruikers geen Send As-rechten hebben, voeg de nieuwe medewerker hier niet toe.

Let op

Niet alle gedeelde mailboxen gebruiken dezelfde instellingen.

Sommige mailboxen maken gebruik van Send As, terwijl andere alleen Send on Behalf gebruiken.

De huidige configuratie van de mailbox is leidend. Wijzig deze niet zonder overleg.


6. Controle

  1. Controleer of de medewerker zichtbaar is bij:
    • Read and Manage
    • Send on Behalf
    • Eventueel Send As
  2. Informeer de medewerker dat het enige tijd kan duren voordat de wijzigingen zichtbaar worden in Outlook.


Problemen oplossen

De mailbox verschijnt niet in Outlook

  • Laat Outlook opnieuw opstarten.
  • Wacht op de synchronisatie van Microsoft 365.
  • Controleer of de medewerker correct is toegevoegd bij Read and Manage.

Verzenden vanuit de mailbox lukt niet

  • Controleer of de medewerker de juiste rechten heeft gekregen.
  • Vergelijk de machtigingen met andere gebruikers van dezelfde mailbox.


Belangrijk

Volg altijd de bestaande rechtenstructuur van de mailbox. Wanneer huidige gebruikers alleen Send on Behalf gebruiken, voeg dan geen Send As-rechten toe. Hiermee voorkom je onbedoelde wijzigingen in de werking van de mailbox.